Integritetspolicy
UNSQUARE AB AB ("Unsquare", "vi", "oss") värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy förklarar hur vi behandlar personuppgifter om dig, oavsett om du besöker vår webbplats, kontaktar oss, är kund eller kontaktperson hos oss, eller söker en tjänst hos oss. Den beskriver också vilka rättigheter du har, och hur du kan använda dem.
1. Allmänt
UNSQUARE AB, org.nr 559171-0503, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy.
2. Personuppgifter vid kontakt och kommunikation
Vilka personuppgifter vi behandlar
Om du kontaktar oss per telefon eller e-post behandlar vi de personuppgifter du själv väljer att dela med oss i den kommunikationen, såsom namn, kontaktuppgifter och innehållet i ditt meddelande. Om du är klient, kontaktperson eller potentiell klient hos oss behandlar vi även ditt namn, din e-postadress, din arbetsgivare och andra kontaktuppgifter. Dessa uppgifter kan ha samlats in direkt från dig, i samband med att du blivit klient hos oss, eller på annat sätt, till exempel vid möten, event eller från allmänt tillgängliga yrkesmässiga källor.
Ändamål och rättslig grund
Vi behandlar uppgifterna för att kunna besvara din förfrågan och administrera vår kommunikation med dig, samt för att kommunicera med dig och skicka marknadsföring om våra tjänster. Vår rättsliga grund är en intresseavvägning: vårt berättigade intresse är dels att kunna besvara förfrågningar på ett effektivt sätt, dels att upprätthålla våra affärsrelationer och kommunicera med nuvarande, tidigare och potentiella klienter. Vi har bedömt att dessa intressen väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för dessa ändamål. Vi skickar endast direktmarknadsföring till dig om vi har rättslig grund att göra det, till exempel om du är eller har varit klient hos oss, eller om du har lämnat ditt samtycke till detta.
Hur länge
Enskilda förfrågningar: så länge det är nödvändigt för att hantera och avsluta det ärende din förfrågan gäller, om inte en längre lagringstid är motiverad av särskilda skäl (till exempel om förfrågan utvecklas till ett klientuppdrag).
Marknadsföring till klienter och kontakter: så länge du, eller din arbetsgivare, har en affärsrelation med oss, och i femton (15) månader därefter. Du har rätt att när som helst invända mot denna behandling, se avsnitt 7 (Dina rättigheter) nedan.
3. Personuppgifter som behandlas vid rekrytering
När och hur vi samlar in personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter om dig när du:
gör en ansökan hos oss eller på annat sätt lägger till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel LinkedIn,
ansluter till vår personal genom att lägga till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel LinkedIn, och
tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatt eller liknande kanaler, samt sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.
Vi samlar även in uppgifter från tredje part, som LinkedIn och andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller med hjälp av verktyg.
I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella kandidater. Sådana anställda kommer då att lägga till personuppgifter om den potentiella kandidaten. I de fall detta görs anses den potentiella kandidaten omfattas av denna integritetspolicy och kommer att informeras om behandlingen.
Kategorier av personuppgifter
De kategorier av personuppgifter som kan samlas in kan användas för att identifiera dig genom namn, e-post, bilder och videor, information från LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts i rekryteringsprocessen, titlar, utbildning och annan information som du eller andra har lämnat. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas.
Ändamål och rättslig grund
Ändamålet med insamling och behandling av personuppgifter är att hantera rekrytering. Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna bedriva en effektiv och ändamålsenlig rekryteringsprocess. Vi har bedömt att detta intresse väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för detta ändamål.
Personuppgifter som behandlas i syfte att ta fram aggregerad statistik eller marknadsundersökningar görs alltid oidentifierbara. Sådana uppgifter kan inte användas för att identifiera dig och anses därför inte utgöra personuppgifter.
Vårt rekryteringsverktyg (Teamtailor)
För att hantera rekryteringsprocessen använder vi Teamtailor, en molnbaserad plattform för rekrytering och kandidathantering. Teamtailor är vårt personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter endast enligt våra instruktioner.
Vi använder automatiserade funktioner för att söka bland och organisera kandidater ("Candidate screening" och "Suggest existing candidates"), men dessa funktioner ligger inte till grund för urvalsbeslut i sig. De fungerar som ett hjälpmedel för vår personal, och samtliga urvalsbeslut i rekryteringsprocessen fattas av en person hos oss.
Teamtailor erbjuder en AI-funktion, 'Co-pilot', som omfattar flera delfunktioner. Vissa av dessa, till exempel 'Resume parser' (som automatiskt läser in information från inskickade CV:n) och kontroll av CV:n för dolda instruktioner riktade till AI-system, är alltid aktiva och används för varje ansökan. Andra delfunktioner, till exempel att formulera platsannonser och meddelanden, föreslå intervjufrågor, eller ge sammanfattningar av CV:n, används från fall till fall och beslutas av oss. När Co-pilot används behandlas uppgifterna genom OpenAI, som är Teamtailors underbiträde för denna funktionalitet. Teamtailor har ingått avtal med OpenAI som säkerställer att uppgifterna inte används för att träna OpenAIs AI-modeller. För funktionerna "Suggest existing candidates" och "Resume parser" sparar OpenAI dock den information som skickas till och från tjänsten, till skillnad från övriga Co-pilot-funktioner, där ingen sådan lagring sker.
Hur länge
Om du har sökt en specifik tjänst: dina personuppgifter sparas under rekryteringsprocessen och därefter i två (2) år efter att processen avslutats, med hänsyn till bland annat preskriptionstiden för anspråk enligt diskrimineringslagen.
Om du har lämnat en spontanansökan eller önskar finnas kvar i vår talangpool: dina uppgifter sparas i två (2) år från det att de lämnades, om du inte dessförinnan begär att de raderas.
4. Personuppgifter som behandlas genom cookies
När du besöker vår webbplats eller våra digitala rekryteringskanaler kan viss information samlas in genom cookies, till exempel enhetstyp, webbläsare och hur du använder våra kanaler. Nödvändiga cookies behandlas med stöd av vårt berättigade intresse av att våra digitala kanaler ska fungera korrekt. Icke nödvändiga cookies, till exempel för analys, används endast med ditt samtycke.
Läs mer om vilka cookies vi använder, och hur du hanterar dina inställningar, i vår Cookie Policy.
5. Rättsliga anspråk
Vi kan även behandla personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Sådan behandling sker med stöd av vårt berättigade intresse av att skydda och tillvarata våra rättsliga rättigheter.
6. Överföring av personuppgifter till tredje land
Vi behandlar i huvudsak dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall är de leverantörer vi använder etablerade utanför EU/EES, i synnerhet i USA, till exempel Squarespace (vår leverantör av webbhotell), Google (för webbplatsanalys) och OpenAI (för AI-funktionen Co-pilot i vårt rekryteringsverktyg, se avsnitt 3 ovan).
När vi överför personuppgifter till sådana leverantörer säkerställer vi att detta sker i enlighet med kapitel V i GDPR, till exempel med stöd av EU-kommissionens beslut om att EU-U.S. Data Privacy Framework säkerställer en adekvat skyddsnivå (artikel 45 GDPR), eller genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler (artikel 46 GDPR). För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder, kontakta oss enligt avsnitt 12 nedan.
7. Dina rättigheter
Du har följande rättigheter i förhållande till de personuppgifter vi behandlar om dig:
Rätt till tillgång: att få bekräftat huruvida vi behandlar dina personuppgifter, och i så fall få en kopia av dessa uppgifter.
Rätt till rättelse: att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade.
Rätt till radering: att få dina personuppgifter raderade, till exempel om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för.
Rätt till begränsning av behandling: att begära att vi begränsar hur vi använder dina personuppgifter i vissa situationer.
Rätt att invända: att invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse, inklusive rätten att när som helst invända mot direktmarknadsföring, kostnadsfritt och utan att behöva ange något skäl.
Rätt till dataportabilitet: att få ut de personuppgifter du har lämnat till oss i ett strukturerat och allmänt använt format, i de fall behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och sker automatiserat.
Vi använder inte automatiserat beslutsfattande som ligger till grund för beslut som rör dig.
Vi strävar efter att besvara varje begäran inom en månad. Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten:
Integritetsskyddsmyndigheten Box 8114, 104 20 Stockholm imy@imy.se 08-657 61 00
8. Säkerhet
Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar aktivt för att dina personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna integritetspolicy och GDPR.
Överföring av information via internet och mobila nätverk kan dock aldrig ske helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det åligger dig att hålla dina inloggningsuppgifter hemliga.
9. Vem vi delar personuppgifter med
Vi kommer inte sälja dina personuppgifter till tredje part. Vi kan dock komma att dela personuppgifter med:
våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden, till exempel Teamtailor (vårt rekryteringsverktyg), Squarespace (webbhotell) och Google (webbplatsanalys),
myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende, och
myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighets beslut.
10. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)
Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från insamlad information och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av våra digitala kanaler. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.
11. Ändringar
Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig via våra digitala kanaler.
12. Kontakt
För frågor eller ytterligare information om vår hantering av personuppgifter:
UNSQUARE AB, org.nr 559171-0503 info@unsquarelaw.com
